AVG

Is jouw club al klaar voor de nieuwe privacywetgeving?

Sportclubs hebben net als heel veel andere organisaties te maken met het verwerken van persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

Wat verandert er?
De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen sterkere privacyrechten. Organisaties die persoonsgegevens verwerken – en daar horen ook sportverenigingen toe - krijgen meer verplichtingen. Deze nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft ook gevolgen voor sportclubs. Bijvoorbeeld voor het opslaan van gegevens van jouw leden, of voor het beveiligen van informatie. Zo ontkomen sportclubs er niet meer aan om ‘accountable’ te zijn; er geldt een documentatieplicht: met documenten kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG. Concreet betekent dit: beleid maken en opschrijven hoe je omgaat met persoonsgegevens van je leden en fans/vrijwilligers. Klik hier voor een beproefd actieplan volgens een eenvoudige systematiek waarmee je in korte tijd de belangrijkste eisen uit de AVG op orde kunt brengen.

De nieuwe privacywetgeving is een complex vraagstuk. Toch is het heel belangrijk om ermee aan de slag te gaan. Er is immers bestuurdersaansprakelijkheid en de boetes zijn fors. Het belangrijkste is dat je als sportorganisatie dus beleid maakt op het omgaan met persoonsgegevens van je leden, je vrijwilligers en je fans. “Is het oké als ieder bestuurslid of commissie zijn eigen excelletje bijhoudt? Of om ledengegevens te delen met sponsoren? Dit zijn vragen waar je als club over na moet denken, beleid op moet formuleren én moet vastleggen.” Het is één van de tips van NOC*NSF, dat voor sportaanbieders in dit artikel op een rij zette wat er verandert en hoe sportclubs zich kunnen voorbereiden.

Stappenplan AVG voor sportaanbieders

NOC*NSF en de bonden werken samen met de Stichting AVG, die een stappenplan heeft ontwikkeld. Dit stappenplan neemt je mee in de acties die je als club dient te ondernemen op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interne procedures en contracten. Het stappenplan is aangepast voor de sport. Toegang tot het stappenplan verloopt via de sportbonden. Via jouw bond kun je inloggegevens voor het plan ontvangen. Er zijn inmiddels al meer dan 30 sportbonden bij dit initiatief betrokken. Mocht je gebruik willen maken van het stappenplan, neem dan contact op met de eigen bond. Lees meer over het Stappenplan AVG op de sport/nl/voorclubs. Kun je via jouw sportbond niet bij het stappenplan, neem dan contact op met Sportaal. Wij kunnen de inloggegevens ook aanvragen. Contactpersoon bij Sportaal hiervoor is Manon Huinink, m.huinink@sportaal.nl

 

Lees hier eerst het artikel waarin de meeste basisbegrippen met betrekking tot de AVG worden verklaard. In dat artikel kun je doorklikken naar de vervolgartikelen. Om te beginnen is er een artikel gewijd aan de uitleg van het 'verwerkingsregister'. Besproken wordt waarom je als club een dergelijk register moet bijhouden, welke gegevens erin moeten staan en er worden nuttige tips gegeven.
De volgende stap in het proces wordt nader uitgelegd in het artikel over informatiebeveiliging. Als club heb je de plicht om gegevens te beveiligen en in dit artikel lees je hoe je dat het beste kunt doen.
Een begrip, wat ook een belangrijke rol speelt in de AVG is de privacyverklaring. Daarover, en over het vragen van toestemming gaat het vierde artikel. En het laatste artikel gaat over marketing en online publicaties. Daarin wordt nader ingegaan op bijvoorbeeld het SPAM-verbod, de regels voor het delen van contactgegevens met bijvoorbeeld sponsoren en de regels voor social media gebruik.


De hierboven aangeduide artikelenreeks werd geschreven door juristen van CMS. Download ze en bespreek ze binnen het clubbestuur of binnen de projectgroep/werkgroep binnen je club. Andere voorbeelddocumenten:
1. Privacyverklaring
2. Toestemmingsverklaring
3. Geheimhoudingsverklaring
4. Verwerkersovereenkomst