AVG, is jouw club al klaar voor de nieuwe privacywetgeving?

28 februari 2018

Sportclubs hebben net als heel veel andere organisaties te maken met het verwerken van persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Als sportclub zul je stappen moeten ondernemen om straks klaar te zijn voor de AVG. NOC*NSF heeft met veel sportbonden een samenwerking opgezet en in samenwerking met Stichting AVG een ‘toolkit’ voor sportverenigingen ontwikkeld. Verenigingen die aangesloten zijn bij de sportbonden die een samenwerking met NOC*NSF hebben, hebben wellicht de afgelopen periode al informatie ontvangen over AVG en wellicht ben je al bij een bijeenkomst geweest. Ben je een sportvereniging die aangesloten is bij een sportbond die nog niet samenwerkt met NOC*NSF, dan kan Sportaal je helpen met de stappen.

Wat verandert er?
De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen sterkere privacyrechten. Organisaties die persoonsgegevens verwerken – en daar horen ook sportverenigingen toe - krijgen meer verplichtingen. Zo ontkomen sportclubs er niet meer aan om ‘accountable’ te zijn; er geldt een documentatieplicht: met documenten kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG. Concreet betekent dit: beleid maken en opschrijven hoe je omgaat met persoonsgegevens van je leden en fans/vrijwilligers.

Wat kan ik doen?
Als sportclub kun je nu alvast stappen ondernemen om straks klaar te zijn voor de AVG. Het allerbelangrijkste is beleid te maken en op te schrijven: hoe wil je omgaan met de persoonsgegevens van je leden? Is het oké als ieder bestuurslid of commissie zijn eigen excelletje bijhoudt? Of om ledengegevens te delen met sponsoren? Dit zijn vragen waar je als club over na moet denken en een antwoord op moet formuleren. En dat dus opschrijven…


Maak alvast een overzicht
Breng jouw gegevensverwerkingen in kaart. Documenteer welke persoonsgegevens jouw club verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt. Je kunt het overzicht ook nodig hebben als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen. Realiseer je dat de gegevens van jouw leden ook (rechtstreeks) naar de bond gaan en bij eventuele andere databanken belanden, bijvoorbeeld bij NOC*NSF. Dit betekent dat je, als een lid vraagt zijn gegevens te corrigeren of te verwijderen, dit moet doorgeven aan organisaties waarmee je hun gegevens hebt gedeeld.